La Concejalía de Economía y Hacienda está trabajando el desarrollo del Registro de Facturas con el que se pretende agilizar el cobro a los proveedores del Ayuntamiento y facilitar también la presentación de la distinta documentación. Esta iniciativa ha sido aprobada hoy en la Comisión de Pleno con los votos a favor de todos los grupos políticos. Ahora será publicado en el BORM y, tras 15 días de exposición pública, se aprobará definitivamente.
Con esta iniciativa se conseguirá centralizar la gestión de facturas y digitalizar estos documentos por lo que se podrán tramitar telemáticamente. Con ello se pretende reducir costes (tanto de los contratistas como de la administración), dar mayor agilidad al proceso, mejorar el seguimiento de la tramitación y reducir los plazos de cobro. Este nuevo sistema sustituirá la tramitación de facturas en papel y habilitará en los próximos meses la tramitación telemática de las facturas.
Con ello se da un nuevo paso en las políticas de apoyo financiero a los proveedores del Ayuntamiento
Además de apoyo tecnológico, colaborará con los proveedores que no tengan a su alcance los medios necesarios para acceder a este Registro elaborando una autofactura.
Este Registro, que está en la primera planta del edificio Anexo al Ayuntamiento, realizará las siguientes funciones:
a) La recepción de facturas o documentos justificativos emitidos por los acreedores, así como de la documentación que pueda completarlas, tanto en papel como en formato electrónico.
b) La incorporación de facturas o documentos justificativos al registro generarán un recibo de presentación, en el que figurará el número de registro y la fecha de recepción de la factura en el registro, a efectos de lo dispuesto en la legislación de contratos del sector público.
c) La anotación de los datos exigidos con carácter general por la legislación aplicable de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.
d) Remisión de las facturas al órgano responsable de la obligación económica.
e) La anotación de los correspondientes asientos de salida relativos a las facturas registradas.
f) Procurar el acceso de la Tesorería a la información contable que afecte a plazos y datos del pago.
Hay que recordar que los proveedores tienen la obligación de presentar los originales de las facturas o documentos emitidos por los contratistas a efectos de justificar las prestaciones realizadas al Ayuntamiento en el mismo momento de su expedición.
La inscripción en el Registro de Facturas es requisito necesario para justificar las prestaciones realizadas a favor del Ayuntamiento por terceros, y para la tramitación del reconocimiento de la obligación derivado de las mismas.
Cualquier factura o documento emitido por terceros a efectos de justificar las prestaciones realizadas deberá ser anotado en este Registro de Facturas.
No será necesario que se registren las facturas que sean presentadas por los adjudicatarios de subvenciones de la Administración local como justificantes de subvenciones.
En este Registro de Facturas tendrán que anotarse distintos datos como son número de la factura, fecha, identificación de proveedor y Ayuntamiento, descripción de servicio realizado, importe, retenciones y forma de pago.